Adjoint(e) à la direction

MXMA recherche un(e) ADJOINT(E) à la direction. La personne sera responsable de soutenir l’architecte patron dans la gestion des activités administratives quotidiennes de la firme. Il s’agit d’une belle occasion pour une personne qui souhaite s’engager, à long terme, à l’essor d’une firme qui prône :  la FRATERNITÉ, la CRÉATIVITÉ, la DÉCOUVERTE, l’INTELLIGENCE, et la PERFECTION.

MXMA est une firme d’architectes qui façonnent les rêves des gens. Nous croyons qu’une architecture intelligente et personnalisée a le pouvoir d’inspirer les gens dans leur quotidien et de leur offrir une meilleure qualité de vie. Tous les jours, nous écoutons les besoins uniques de nos clients (des familles, des développeurs,des entrepreneurs, des dirigeants d’entreprises, des représentants des Villes,etc.), nous échangeons des idées, nous partons à la découverte de ce qui est inconnu ou caché,nous nous adaptons aux nouvelles situations, nous donnons du sens aux choses, et nous cherchons continuellement à nous améliorer.

La pratique de MXMA est rassembleuse. Elle favorise le travail d’équipe, l’écoute et le partage des opinions pour générer des solutions innovatrices. L’approche conceptuelle de MXMA est étroitement jumelée à un processus technique précis et rigoureux afin d’imaginer des œuvres architecturales contemporaines, sensibles et surprenantes.

MXMA favorise un milieu de travail attentionné, respectueux et stimulant. La firme promeut le perfectionnement des connaissances professionnelles et interpersonnelles des employés. MXMA est située dans au cœur du très distingué quartier Westmount, dans un quartier dynamique à proximité du centre-ville de Montréal, et à deux pas de la station de métro Atwater. 

Responsabilités liées au poste : 

  • Rédiger efficacement des offres de services, des communiqués, et autres documents administratifs;
  • Coordonner l'agenda du bureau et celui de l’architecte patron;
  • Voir à l’organisation des réunions et à la préparation des dossiers et documents pertinents;
  • Gérer les courriels, les demandes des médias, etc.;
  • Gérer la liste des contacts;
  • Assurer l’ouverture des projets et l'échéancier des projets en cours;     
  • Tenir à jour le registre des mandats, portfolio, CV, site web, etc.;
  • Assurer le classement des dossiers;
  • Posséder des notions de base de comptabilité;
  • Procéder à la facturation (notes d'honoraires);
  • Faire les suivis budgétaires et les comptes clients;
  • Créer des rapports;
  • Faire les dépôts;
  • Participer à différentes rencontres, rédiger des comptes-rendus et suivre différents dossiers ;
  • Commander les fournitures de bureau, les échantillons pour la création des projets, etc. ;
  • Assurer les suivis et les communications nécessaires à l’avancement des projets;
  • Traduire des documents du français à l’anglais;
  • Travailler en étroite collaboration avec l’équipe de la comptabilité à l’externe;
  • Représenter la firme (établir une bonne relation avec les clients);
  • Établir les mécanismes nécessaires au bon fonctionnement des activités de la firme;
  • Effectuer toutes autres tâches connexes.

Compétences recherchées : 

  • DEC en bureautique ou en administration;
  • Minimum de cinq (5) ans d’expérience pertinente;
  • Excellente maîtrise de la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit.
  • Excellente maîtrise des outils informatiques couramment utilisés (suite Office, Google GSuite, Bluebeam, etc.)
  • Connaissance des logiciels: Indesign + Illustrator + Photoshop (un atout);
  • Grand souci des détails et du travail bien fait du premier coup;
  • Rigueur, structurée, et respect de la confidentialité
  • Permis de conduire auto.
  • Avoir un intérêt pour les technologies afin d'augmenter l'efficacité de la firme;

Caractéristiques du poste : 

  • Entre 22,5 heures et 30 heures par semaine (entre 3 et 4 jours par semaine);
  •  Salaire à discuter lors de l’entrevue en fonction de l’expérience du candidat;
  • Programme de formation continue;
  • Horaire flexible et horaire d’été;

Communications :

  • Les candidats qualifiés peuvent envoyer leur curriculum vitae et lettre de motivation à : maxime@mxma.ca avec le titre : « Adjointe à la direction » dans la ligne d'objet;
  • Dans votre candidature, nous souhaitons comprendre ce qui vous motive et pourquoi vous pensez que votre prochaine opportunité est ici avec nous;
  • Veuillez noter que seuls les candidats retenus seront contactés;
  • MXMA met l’accent sur une intégration structurée de nouveaux employés de manière à ce qu'ils puissent se sentir autonomes et compétents.
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